HERRAMIENTAS
En este apartado, proponemos herramientas de acceso relativamente fácil, tanto por su coste económico (varias gratuitas) como por su manejo.
Las pymes españolas están alcanzando un cierto grado de madurez en la utilización de aplicaciones informáticas de soporte a las actividades diarias de la empresa. Así, es cada vez más habitual que las pymes, dependiendo del sector y del tamaño, tengan informatizadas algunas de sus actividades: de nivel operativo de las áreas de contabilidad (para cumplir las normativas legales), ventas (para recoger pedidos y generar albaranes y facturas), almacén (para el control de stocks) y recursos humanos (para la elaboración de nominas).
Sin embargo, los avances en los sistemas y tecnologías de la información siguen insuficientemente utilizadas por la mayor parte de los emprendedores, y no han encontrado la respuesta que se esperaba en la pequeña y mediana empresa.
Esta baja implantación de sistemas y programas informáticos en las pymes, es debido fundamentalmente a que:
- Las pymes se están empezando a encontrar desbordadas por la gran cantidad de información dispersa que empieza a haber en la compañía. Esta información se almacena en diferentes bases de datos y es utilizada por diferentes programas informáticos, lo que dificulta su análisis.
- Las empresas consultoras especializadas se dirigen a las grandes empresas, lo que deja a las pymes desasistidas, ya que por su estructura y recursos, no suelen disponer de los medios técnicos y humanos para llevar a cabo estos proyectos por sí mismas.
- Las herramientas informáticas existentes como por ejemplo las utilizadas para el control de gestión son muy caras, complejas y no orientadas a las pymes. Las pymes necesitan soluciones completas, integradas y accesibles económicamente, en forma de aplicaciones empresariales, equipos y servicios de telecomunicaciones.
Muchas veces no nos damos cuenta pero uno de los elementos por los cuales se pierde tiempo en las empresas es a la hora de gestionar la información y el conocimiento de las mismas.
Esto es algo complicado, todos tenemos miedo de perder nuestro trabajo si “contamos” lo que sabemos, pero un cambio opuesto supone una ventaja para todos, especialmente para los trabajadores. Se considera que las mejores herramientas Wikis para crear una base de datos de conocimiento son Drupal, Mediawiki, Dokuwiki.
Drupal es un sistema de gestión de contenido para sitios Web. Permite publicar artículos, imágenes, u otros archivos y servicios añadidos como foros, encuestas, votaciones, blogs y administración de usuarios y permisos. Drupal es un sistema dinámico: en lugar de almacenar sus contenidos en archivos estáticos en el sistema de ficheros del servidor de forma fija, el contenido textual de las páginas y otras configuraciones son almacenados en una base de datos y se editan utilizando un entorno Web incluido en el producto. http://drupal.org.es
Factusol satisface todas las necesidades iniciales de gestión (también dispone de un módulo de TPV) , aunque no las de producción, y de información al tiempo que su precio es inmejorable (gratis). www.factusol.com
Tiendas virtuales
Aplicaciones de software libre existentes en el mercado como OsCommerce o Zencart, cuyo coste es cero, son suficientes para implantarla, debiendo centrar los esfuerzos –y, por tanto, el presupuesto- en la configuración y contenidos de la tienda, así como en su posicionamiento en los principales buscadores. Para aceptar pagos a través de Internet es necesario contratar un terminal de pago virtual con alguna entidad bancaria. También es posible contratarlo con alguna de las plataformas de pago existentes como PayPal. www.occommerce.com y www.zen-cart.com
Herramienta de colaboración y gestión de proyectos para PYMES
Se recomienda visitar sitios web como el de zoho.com o el de Google Apps, con objeto de valorar la posibilidad de hacer uso de herramientas gratuitas de interés para la pequeña empresa, de las que allí se ofrecen, como software de gestión de relaciones con clientes, de gestión de proyectos, calendarios y otros.
Aplicaciones ofimáticas
Telefónica ha lanzado (2009) al mercado Open Office Respuesta Profesional, un conjunto de aplicaciones ofimáticas, desarrollado para su uso en oficinas y entornos profesionales que permitirá a los usuarios disponer de todas las herramientas necesarias para la gestión de los negocios por una cuota al mes.
Open Office Respuesta Profesional es un software de código abierto, basado en la edición de Novell de OpenOffice.org, que incluye aplicaciones como hojas de cálculo, procesador de textos, bases de datos, editor de HTML, presentaciones y herramientas para el dibujo vectorial. Además, las pymes y autónomos dispondrán de todas las aplicaciones ofimáticas para el trabajo habitual y de actualizaciones continuas: siempre tendrán la última versión de forma automática y gratuita, y contarán con la ayuda de un equipo de soporte técnico. www.openoffice.org
OpenOffice es un paquete ofimático de gestión abierta, con distribución libre y que se puede usar a coste cero, y es compatible con los documentos de Microsoft office.
